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取引入力や仕訳、決算書作成などの会計業務を効率化して、インターネット上で行うことができるのが「クラウド会計ソフト」です。
クラウド会計ソフトを導入することで、今まで手作業で行ってきた処理の多くを自動化でき、業務効率化やミスの削減へとつながります。
本記事では、クラウド会計ソフトの仕組みや種類、導入のメリット・デメリット、個人事業主におすすめのクラウド会計ソフトをご紹介します。
クラウド会計ソフトとは？
クラウド会計ソフトとは、インターネット上で帳簿入力や仕訳作業、支払管理、決算書作成などの会計業務を自動化して行うことができる会計ソフトです。
クラウド型の場合、インターネット環境のある場所であればどこからでも会計ソフトにアクセスでき、リモートワークや移動中なども作業できることが特徴です。
データの共有も簡単で、自動で最新データが同期されるため、いつでも最新情報を税理士と共有できます。また、リアルタイムにインターネット上にデータが保存されるため、バックアップを取る必要もありません。
クラウド会計ソフトの仕組み
クラウド会計ソフトは、インターネットバンキングやクレジットカードと連携させることで、自動で利用明細の記録が取得・計上されます。
通帳の摘要欄に記載された内容から、AIで勘定科目が選定され、仕訳が作成されるため、ユーザーは仕訳の内容を確認して登録するだけで会計処理ができるという仕組みです。
クラウド会計ソフトの種類
会計ソフトには、クラウド型とインストール型の2種類あります。それぞれの特徴をご紹介します。
クラウド型
クラウド型の会計ソフトは、インターネット上に会計データを保管します。オンライン上で作業することができ、パソコンやスマートフォンに会計ソフトをインストールする必要はありません。
会計ソフトの利用料は、月額または年額です。クラウドサービスのため法改正にも自動で対応され、システムのアップデートも自動的に行われます。
インストール型
インストール型の会計ソフトは、パソコン上に会計ソフトやパッケージを購入してダウンロードします。パッケージをダウンロードした端末でしか会計処理を行うことができません。
会計ソフトの利用にかかる料金は、ソフトの購入時のみです。法改正への対応やアップデートは自動的に行われず、都度最新バージョンの会計ソフトをインストールする必要があります。
クラウド会計ソフトを導入するメリット
クラウド会計ソフトを導入するメリットをご紹介します。
メリット1 難しい簿記の知識がなくても、導入した日から作業が可能
クラウド会計ソフトを導入すれば、簿記の知識がないユーザーでも直感的に入力でき、導入した日から作業が可能です。
取引内容をリストから選択して、金額を入力するだけで会計処理ができます。「勘定科目」や「貸方・借方」といった簿記の知識がなくても入力できるようになっています。
メリット2 他ソフトとの連携による自動入力で、ケアレスミスが減る
手作業で入力していると発生するケアレスミスを、クラウド会計ソフトによって防ぐことができます。
金融機関やクレジットカードのWeb明細などとAPI連携を設定することで、自動的にデータを取り込むことができるようになります。それにより、勘定科目も自動で入力されるため、ユーザーは正誤を確認するだけで簡単に仕訳を登録可能です。勘定科目の選択ミスや貸方・借方の誤り、金額ミスなどを減らすことができます。
メリット3 ソフトの購入やメンテナンスが不要で、自動バージョンアップが可能
クラウド会計ソフトは、端末ごとにソフトの購入やインストールなどを行う必要がありません。バージョンアップも自動で行われるため、都度インストールし直すこともありません。
利用端末の制限がないため、PCやスマートフォンなど端末を選ばず、いつでもどこでも利用できます。法改正にも自動で対応されるため、消費税増税や税額控除など難しい設定も、最新バージョンの利用によって正しくデータに反映されます。
クラウド会計ソフトを導入するデメリット
クラウド会計ソフトを導入することによるデメリットもあります。以下の点に注意して、クラウド会計ソフトを利用する必要があります。
デメリット1 通信環境に左右される
クラウド会計ソフトは、オンライン上で利用できるサービスのため、インターネット環境がない場所では利用できません。電波が不安定だったり途切れたりする環境では、入力データがうまく反映されないこともあります。
常時インターネット接続が必要のため、大規模な通信障害などが発生すると利用できません。通信環境に左右されることがデメリットになります。
デメリット2 セキュリティ面で不安がある
オンライン上で利用できるため、情報漏えいリスクが高まります。クラウド会計ソフトにログインできるID・パスワードが外部に漏れると、誰でもアクセスできてしまいます。
PCやスマートフォンなどの紛失や盗難がないように十分気をつける必要があります。対策として、画面ロックや二段階認証、遠隔操作によるロックなどができるように設定しておきましょう。
企業での利用の場合、個人のPCやスマートフォンからアクセスできるようにする場合は、不正ログインによって情報漏えいが起きやすくなるため、セキュリティソフトの導入を検討しましょう。
デメリット3 ランニングコストがかかる
月額・年額で利用できるクラウド会計ソフトは、利用期間に応じたランニングコストがかかります。利用できる人数を増やしたり、機能を追加したりすることで料金が高くなります。
長期的に見てどのくらいのコストがかかるのか、導入時に検討しておくことが重要です。
クラウド会計ソフトの選び方
では、どのようにクラウド会計ソフトを選べばよいのか、選定ポイントをご紹介します。
会計業務に必要な機能を搭載しているか
会計ソフトを導入して何を実現したいのか、まずは導入目的を明確化し、必要な機能が備わっているかを確認しましょう。多機能なクラウド会計ソフトを導入したからといって、機能を使いこなせなければ意味がありません。
適した機能が搭載されているか、また必要となったときに機能を追加できるかなどを確認してください。
利用環境の変化に対応できる柔軟性・拡張性があるか
個人事業主であれ企業であれ、利用環境は変化します。規模の拡大や取引の増加などの変化に応じて、機能を柔軟に拡張できるかどうか、導入時に確認しておくとよいでしょう。
せっかく使い慣れてきたタイミングで、利用できない状況に陥ってしまうと、クラウド会計ソフトのリプレイスが必要になります。将来的にどのような機能が必要になるか、見据えて検討をしてください。
サポート体制が充実しているか
クラウド会計ソフトの提供会社によるサポート体制があるかどうか、確認しておきましょう。24時間365日チャットや電話による問い合わせが可能か、ユーザー向けの利用説明会があるか、などを確認しておくことで、困ったときに焦らなくて済みます。
個人事業主におすすめのクラウド会計ソフト3選
個人事業主におすすめのクラウド会計ソフトをご紹介します。自分で会計管理を行いたい人におすすめです。
クラウド会計ソフト1 freee会計
freee会計は、銀行口座やクレジットカードから明細を自動で取得でき、面倒な入力作業が不要です。また、確定申告の作成が◯✕形式になっているため、簡単な質問に答えるだけで必要な書類を作成できます。
スマートフォンアプリを利用することで、レシートを写真で撮るだけで、金額、日付を自動で読み込み、仕訳や確定申告の作成が可能です。
料金プラン
- スターター：980円/月
- スタンダード：1,980円/月
- プレミアム：3,316円/月
※年払いの金額
クラウド会計ソフト2 マネーフォワード クラウド確定申告
マネーフォワード クラウド確定申告は、銀行やクレジットカードとの連携が可能で、取得した明細から仕訳入力が自動的に行われます。家計簿アプリ「マネーフォワード ME」との連携で家計簿データを利用した入力も可能です。
確定申告書B、青色申告決算書など、確定申告の必要書類が自動作成できます。印刷しての提出やe-Taxソフトでの提出にも対応しています。
また、「マネーフォワード クラウド」の各種サービスと連携できます。請求書の作成や経費精算など、日々のバックオフィス業務をさらに効率化できます。
料金プラン
- パーソナルミニ：800円/月
- パーソナル：980円/月
- パーソナルプラス：2,980円/月
※年払いの金額
クラウド会計ソフト3 やよいの青色申告 オンライン
やよいの青色申告 オンラインは、銀行明細、クレジットカードなどの取引データ、レシートや領収書のスキャンデータやスマホアプリで撮影したデータを自動仕訳するので、入力と仕訳の手間が省けます。簿記や会計の知識がなくても青色申告ができるようになります。
料金プラン
- セルフプラン：初年度0円、次年度以降8,000円/年
- ベーシックプラン：初年度6,000円、次年度以降12,000円/年
- トータルプラン：初年度10,000円、次年度以降20,000円/年
まとめ｜クラウド会計ソフトで、会計業務を自動化しよう
クラウド会計ソフトを導入することで、ケアレスミスを減らし会計業務にかける工数を削減できます。また、オンライン上で利用できるため、いつでもどこでもアクセス可能です。
必要な機能が備わっているか、利用環境の変化に応じて機能拡張ができるか、などを確認した上で、適切なクラウド会計ソフトを選定してください。
本記事では「クラウド会計ソフト」について解説しました。FinTechの基本情報やその他の応用分野について学びたい方は、FinTech（フィンテック）の概要解説もぜひ参考にしてください。
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