Googleカレンダーを無料の予約システムとして活用する方法・おすすめ業種を紹介

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店舗運営のデジタル化（DX）が推進される中、予約システムの導入は多くの業種にとって重要な施策です。しかし、初期費用や月額費用の負担が気になり、なかなか踏み出せない方も多いのではないでしょうか。

そんな中、無料で今すぐ始められる予約システムとして注目されているのが、「Googleカレンダー」です。専用の予約受付ページを作成し、ページのリンクをWebサイトやSNSに貼るだけで簡単に予約受付が可能になります。

本記事では、Googleカレンダーを無料の予約システムとして活用する手順やメリット・注意点、おすすめの業種やカレンダーにはない決済機能の追加の仕方についてわかりやすく解説します。

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Googleアカウント所有者はGoogleカレンダーを無料で利用可能

Googleカレンダーは、Googleが提供する無料のスケジュール管理サービスです。Googleアカウントさえあれば誰でもスマートフォンやPCからアクセスできます。

会議などのスケジュール管理やチーム内でのスケジュール共有が主な用途ですが、「予約スケジュール」機能を活用すれば予約システムとしても利用できます。予約ページを作成し、ページのリンクを共有するだけです。

基本的な機能なら無料プランで十分活用できるため、初期投資ゼロで手軽に予約システムを導入できるのがメリットです。

無料でGoogleカレンダーを予約システムとして活用する方法

Googleカレンダーを無料の予約システムとして活用するための具体的な設定方法を、ステップごとに解説します。予約ページの作成は、PCのみから可能です。

参考：Google カレンダーで予約スケジュールを作成する – Google カレンダーヘルプ

1. 予約ページを新規作成する

まずは、予約受付専用のカレンダーを作成します。

1-1. Googleカレンダーを開く

Googleアカウントにログインし、Google カレンダーを開きます。

1-2. 左上の「+作成」をクリックし、「予約スケジュール」を選択

1-3-1. 左列の「予約可能なスケジュール」で、タイトルを入力

「ネイル来店予約」などのタイトルを入力します。このタイトルが、予約者のGoogleカレンダーや予約完了メールにも表示されます。

1-3-2. 「予約枠の長さ」「通常時の空き時間」を設定

「予約枠の長さ」から1回の予約時間の長さ、「通常時の空き時間」から予約受付可能な時間帯を設定します。

「通常時の空き時間」は、週ごとに変える場合は「繰り返さない」、毎週同じ場合は「毎週繰り返す」のほか、繰り返す間隔を設定できる「カスタムを繰り返す」も選択できます。

1-3-3. 「予約受付期間」「臨時の空き時間」を設定

「予約受付期間」は、予約の日を基点として何日前から何時間前まで受付するかが設定できます。「臨時の空き時間」からは、通常とは異なる予約時間がある場合の設定が可能です。

1-3-4. 「予約済みの予定の設定」「カレンダー」を設定

「予約済みの予定の設定」

準備時間：予約と予約の間にバッファを設定可能
1日あたりの予約件数の上限
ゲストの権限：ゲストが他のユーザーを招待できるかどうかの設定

「カレンダー」では、「カレンダーで空き情報を確認する」にチェックを入れると、予約の重複を防げます。設定が完了したら「次へ」をクリックします。

1-4. 「予約ページの写真と名前」「場所と会議」「説明」を設定

「予約ページの写真と名前」は、公開する予約受付ページに表示される、アカウントの写真と名前のことです。「場所と会議」は予約者との連絡方法のことで、『Google Meet ビデオ会議』『対面会議』『電話』『なし/後で指定』から選択できます。「説明」はサービスの説明を入力するところです。予約ページや確認メールに表示されます。

1-4-1. 「予約フォーム」「予約の確認とリマインダー」を設定

予約者が予約時に記入するフォームの項目を設定します。「姓」「名」「メールアドレス」が必須項目です。

「姓」「名」「メールアドレス」以外の項目が必要な場合は、「質問の追加」から設定できます。「電話番号」か自由記述の回答として「カスタム項目」を設定可能です。

「予約の確認とリマインダー」にはデフォルトでチェックがついています。予約者が登録したメールアドレス宛に、予約完了時に確認メールが自動送信されます。無料プランでは、リマインダーメールの送信機能はありません。設定できたら「保存」をクリックします。

2. 予約ページのURLを共有して、予約を受け付ける

予約受付の準備が整ったら、予約受付ページのURLを顧客と共有しましょう。SNSやメール、Webサイトにリンクを貼るだけで、簡単に予約受付をスタートできます。

参考：予約スケジュールを共有する – パソコン – Google カレンダーヘルプ

2-1. 作成した予約スケジュールを選択し、「共有」をクリック

カレンダー画面で作成済みの予約ページを選択し、ポップアップ画面内に表示される「共有」をクリックします。

2-2. 「予約ページを共有」を設定

リンクをコピーして共有するか、Webサイトに埋め込んで表示するかを選択可能です。

2-2-1. 方法①リンク

「リンク」から「リンクをコピー」をクリックすることで、予約スケジュールのページURLを取得します。メールやSNSなどで展開します。

2-2-2. 方法②ウェブサイトに埋め込む

ウェブサイトに埋め込む方法は2つあります。ひとつはポップアップで開くボタンを追加する方法です。「ポップアップを開くボタン」を選択し、ボタンのテキストと色を設定します。「コードをコピー」をクリックして、Webサイトに埋め込みましょう。

2-2-3. 方法③インラインの予約ページ

ウェブサイトに埋め込むもうひとつの方法は、ウェブサイトのページ上に直接予約ページを埋め込んで表示する形式です。「インラインの予約ページ」から「コードをコピー」して埋め込み設定をします。

2-3. コピーしたURLを共有

自社のウェブサイトのHTMLやブログ、SNS（InstagramやLINE公式など）、メルマガに貼り付けて予約受付を開始します。

予約が入るとGoogleカレンダー上に、予約者が入力した「姓」「名」「メールアドレス」「電話番号」などの情報が表示されます。

予約者はフォームを入力するだけで予約完了

Googleカレンダーの予約システムは「予約者にとって非常にシンプルであること」が大きな魅力です。

専用アプリのインストールや会員登録などは一切不要で、スマートフォンからでもスムーズに利用できます。予約者には入力したメールアドレス宛に「予約完了メール」が自動で届くため、安心して利用してもらえます。

【予約者の操作ステップ】

WebサイトやSNSなどで共有された予約受付ページのURLをクリックする
カレンダーで空き枠を確認し、希望の日時を選択する

3.名前やメールアドレスなどの必要情報を入力する

4.「予約」ボタンをクリックして送信する

5. 予約完了メールを確認する

入力したメールアドレス宛に「予約完了メール」が自動送信されます。予約スケジュールの設定時に「場所と会議」でGoogle Meetを選択した場合、予約完了メール内に自動でGoogle MeetのURLが追加されます。完了メールから、予約をキャンセルしたり、別の予約枠を予約したりすることも可能です。

予約システムにGoogleカレンダーを使うのがおすすめの業種

Googleカレンダーは、無料で使えて最低限の機能がそろっているため、次のような個人事業主や小規模ビジネスでの活用に特におすすめです。

業種カテゴリ	活用例
個人サロン	ネイルサロン／整体・マッサージ／医療アートメイク／エステサロンなど
プライベートツアー・体験型アクティビティ	観光ガイド／アクティビティ体験（陶芸、着物体験、アウトドア体験など）
プライベートレッスン・個別指導	パーソナルトレーニング／英会話レッスン／ピアノや絵画などの個人教室

無料版は1枠につき1名のみ予約ができるため、1対1でサービスを提供する業種に適しています。予約と予約の間の空き時間も調節でき、スタッフが少人数の場でも時間管理がスムーズです。

Googleカレンダーを無料の予約システムとして活用するメリット

Googleカレンダーを活用した無料の予約システムは、特に個人事業主や小規模事業者にとって、コストを抑えながら業務効率化を図れる非常に便利なツールです。ここでは、代表的なメリットを4つご紹介します。

完全無料で活用できる

Googleカレンダーは、Googleアカウントさえあれば誰でも無料で利用可能です。特にスタートアップの店舗や個人経営のサロンなど、予算が限られた事業者にとっては、大きな魅力です。

重複予約を自動で防げる

Googleカレンダーでは、ダブルブッキング（重複予約）や予約の抜け漏れといったトラブルを未然に防げます。予約が確定すると自動的にその時間帯が非表示になる仕組みです。キャンセルが発生した場合は、その時間帯が自動的に表示されるため、空き枠の手動管理が不要になります。

いつでも予約の確認ができる

Googleカレンダーはクラウドサービスのため、インターネット環境があれば、いつでもどこでも予約状況の確認や編集が可能です。スマートフォンのGoogleカレンダーアプリでも確認できるため、店舗不在時でもリアルタイムに対応でき、予約管理のストレスを軽減できます。

臨機応変に予約受付枠の設定が可能

予約受付枠の時間を自由にカスタマイズすることが可能です。具体的には以下のようなことができます。

施術や準備のために、予約と予約の間にバッファ時間を追加する
特定の曜日・時間帯だけを受付対象に限定する
突発的な予定が入った場合にすぐに予約枠を削除・編集できる

Googleカレンダーを無料の予約システムとして活用するデメリットと注意点

Googleカレンダーは手軽に予約システムを利用できる一方で、いくつかの制約やデメリットも存在します。利用前にぜひ確認しておきましょう。

Googleアカウントがないと店舗側は使えない

顧客側はGoogleアカウントがなくても予約できますが、Googleカレンダーを使って予約ページを作成するには、Googleアカウントを所有している必要があります。スタッフ間で管理できるよう店舗用のアカウントを用意するのが望ましいです。

1つの予約受付枠に複数の予約を受け付けられない

Googleカレンダーの予約スケジュール機能では「1枠につき1名の予約」が基本仕様です。たとえば、「1時間のレッスンに5人まで申し込みを受け付けたい」といった場合には対応できません。

予約受付時間が固定されている

予約時間を柔軟に変えられないこともデメリットです。1回あたりの予約時間はカスタマイズできますが、すべての予約枠が同じ時間幅になります。「平日は1時間のレッスンで、土日は2時間のレッスン」といった設定はできません。

デザインの自由度が低い

Googleカレンダーの予約システムは、デザインやブランディングの自由度が限られているのもデメリットのひとつです。フォントや色、ロゴの追加など、カスタマイズ性はほとんどありません。

決済機能がない

Googleカレンダー単体では、予約と同時に支払いを受け付ける機能がありません。そのため、無断キャンセルや直前のキャンセルの可能性が高くなります。

事前決済を導入するには、Googleカレンダーの有料プランでStripeアカウントと連携させるか、予約後に決済リンクやQRコードを送付する方法があります。

たとえば、決済代行サービス「KOMOJU」が提供している「リンク型決済」を活用すれば、予約後に決済リンクをメールで送付するなどの運用が可能です。「支払いが完了してはじめて予約が確定する」ことを明記し、リンク型決済を活用することで、Googleカレンダーだけでは難しい事前決済の仕組みを簡単に導入できます。無断キャンセルの抑止につながることも大きなメリットです。